La gestion documentaire en entreprise représente un défi de taille dans l’environnement numérique actuel, exacerbé par l’augmentation des cybermenaces et la complexité des réglementations en 2026. Comment garantir la sécurité de vos informations sensibles, assurer la conformité et simplifier vos processus sans impacter votre budget ? Sans une solution robuste, les risques de perte de données, les coûts administratifs et les potentiels litiges peuvent compromettre la performance et la réputation de votre organisation.
Face à ces enjeux, Arkevia émerge comme une réponse stratégique. Ce coffre-fort numérique, développé par le groupe Cegedim, offre une approche complète qui allie sécurité de pointe, conformité réglementaire stricte et une optimisation significative de la gestion des documents. Il permet non seulement de protéger vos actifs numériques essentiels, mais aussi de générer des économies substantielles et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Découvrez comment Arkevia se positionne comme le choix évident pour toute entreprise cherchant à pérenniser ses données et à responsabiliser ses collaborateurs.
Arkevia : La forteresse numérique pour vos documents d’entreprise
Dans un paysage où la digitalisation s’intensifie, la protection des informations est devenue une priorité absolue. Arkevia se profile comme une solution incontournable, transformant la manière dont les entreprises stockent, archivent et partagent leurs documents. Sa conception est pensée pour répondre aux exigences les plus strictes en matière de sécurité et de conformité, garantissant une tranquillité d’esprit inestimable.
Comprendre Arkevia : le pilier de votre transformation numérique
Arkevia, issu de l’expertise du groupe Cegedim, est bien plus qu’un simple espace de stockage en ligne. C’est un coffre-fort numérique conçu spécifiquement pour la réception, la sauvegarde et la gestion sécurisée de documents sensibles. Qu’il s’agisse de bulletins de paie, de factures clients et fournisseurs, de contrats de travail ou de tout autre document RH stratégique, Arkevia centralise l’ensemble de ces informations vitales. Cette approche structurée permet aux organisations de conserver leurs fichiers dans un environnement protégé, accessible 24h/24 et 7j/7, éliminant ainsi les contraintes des archives physiques et les risques associés à leur gestion.
Technologies de pointe pour une protection inviolable de vos données
La sécurité est l’essence même d’Arkevia. La plateforme intègre des technologies de cryptage avancées, telles que l’AES-256, pour garantir la confidentialité et l’intégrité de chaque document stocké. Les données sont hébergées sur des serveurs robustes, bénéficiant d’une redondance accrue et de sauvegardes régulières, minimisant tout risque de perte ou d’altération. Les accès sont strictement contrôlés et tracés, avec un horodatage précis pour assurer la valeur probante des documents, en accord avec l’article 1366 du Code civil français qui confère à l’écrit numérique la même force qu’au papier, sous conditions de fiabilité technique.
Au-delà du chiffrement, Arkevia est en conformité avec les normes et réglementations les plus exigeantes. Cela inclut le RGPD pour la protection des données personnelles, mais aussi des certifications cruciales comme la NF461, l’ISO 27001 (management de la sécurité de l’information) et la conformité eIDAS pour la reconnaissance des signatures électroniques. Des certifications supplémentaires comme SOC 2, SOC 3 et HDS (Hébergeur de Données de Santé) confirment son niveau d’exigence, y compris pour les données les plus sensibles. Cette architecture de sécurité multicouche protège efficacement les entreprises contre les cybermenaces, telles que les tentatives de phishing ou les ransomwares, qui continuent d’évoluer en 2026.
Les bénéfices concrets d’Arkevia : Au-delà de la simple gratuité
L’attrait d’Arkevia ne réside pas uniquement dans sa robustesse technologique, mais aussi dans sa capacité à générer des avantages tangibles pour les entreprises et leurs collaborateurs. La notion de « gratuité » prend ici tout son sens, non pas comme une absence de coût pour l’entreprise dans son ensemble, mais comme une valeur ajoutée significative et des économies structurelles.
Optimisation des processus RH et réduction des coûts
Arkevia est un levier puissant pour la modernisation de la gestion des ressources humaines. En automatisant la distribution des bulletins de paie et autres documents RH, les entreprises réalisent des économies considérables sur les coûts d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique. Pour une entreprise de plus de 200 salariés, ces économies peuvent atteindre environ 3 000€ par an, un chiffre qui s’inscrit directement dans la performance financière. L’intégration fluide d’Arkevia avec des logiciels de gestion de temps comme Kelio optimise la synchronisation des données et centralise l’accès aux documents, rendant les processus administratifs plus agiles et moins coûteux.
La conservation des bulletins de paie pendant 50 ans, bien au-delà des obligations légales initiales de 5 ans sur support papier, assure une traçabilité et une pérennité exceptionnelles pour les employeurs. Cette durée étendue, adaptée aux formats électroniques, est un avantage majeur pour la conformité et la gestion des litiges futurs. De plus, la plateforme facilite la gestion des factures et autres documents financiers, s’inscrivant dans une démarche globale de dématérialisation administrative.
Un accès sécurisé et permanent pour vos équipes
Pour les employés, Arkevia représente une avancée majeure en matière d’autonomie et de sécurité. Ils accèdent à leurs bulletins de paie, contrats de travail et autres documents personnels en ligne, à tout moment et depuis n’importe quel appareil, via une interface intuitive ou l’application mobile MyArkevia. Cette accessibilité 24/7, combinée à la conservation des documents pendant 50 ans même après la fin d’un contrat de travail, leur garantit un contrôle total sur leurs données importantes, gratuitement. Le partage sécurisé de documents avec des tiers (banques, administrations) se fait également en toute confiance, grâce aux protocoles de sécurité intégrés. Les entreprises qui offrent ce service gratuit à leurs salariés renforcent leur image employeur et facilitent la vie quotidienne de leurs équipes.
Les utilisateurs d’Arkevia ont également des responsabilités claires, contribuant à la sécurité collective :
- Être majeur pour la gestion autonome de leur coffre-fort.
- Accepter l’utilisation de leur adresse électronique comme canal d’échange sécurisé.
- Gérer et protéger leurs identifiants de connexion et mots de passe.
Ces conditions simples mais essentielles garantissent la fiabilité et la conformité du système.
Déploiement et pérennité : Intégrer Arkevia dans votre stratégie d’entreprise
L’intégration d’Arkevia dans votre entreprise est une démarche structurée qui garantit une transition fluide et une adoption réussie. La solution est conçue pour s’harmoniser avec vos systèmes existants, assurant ainsi une continuité opérationnelle et une valeur durable.
Mise en œuvre simplifiée et accompagnement personnalisé
L’intégration d’Arkevia dans l’écosystème numérique de votre entreprise débute par une collaboration étroite avec les équipes dédiées. Voici les étapes clés pour une implémentation réussie :
- Prise de contact avec un conseiller client Arkevia pour une démonstration et une évaluation des besoins.
- Définition des exigences spécifiques de l’entreprise en matière de stockage et d’archivage numérique.
- Configuration des accès utilisateurs et des droits en fonction des rôles et départements.
- Formation des employés à l’utilisation de la plateforme et de l’application MyArkevia.
L’interopérabilité d’Arkevia avec les logiciels RH et ERP est facilitée par des connecteurs dédiés, permettant d’automatiser les échanges documentaires et de minimiser les interventions manuelles. Des ressources complémentaires, comme Formaxio, peuvent également accompagner la montée en compétence des utilisateurs, assurant une adoption optimale et une exploitation maximale des fonctionnalités d’Arkevia.
Garanties de conservation et adaptabilité future
Arkevia ne se contente pas de stocker vos documents, il garantit leur pérennité. La conservation des données sur 50 ans minimum est assurée par une politique proactive d’adaptation aux évolutions technologiques et la conversion automatique des formats pour maintenir l’accessibilité à long terme (norme ISO 14641-1). Cette approche évite le piège de l’obsolescence des formats et garantit que vos documents resteront lisibles et exploitables, même des décennies plus tard. De plus, la plateforme intègre des sauvegardes redondantes et un plan de continuité d’activité robuste, garantissant une disponibilité des documents 24h/24, grâce à une infrastructure certifiée ISO/IEC 27001.
Les défis de la gestion documentaire évoluent constamment. En 2026, Arkevia continue de s’adapter aux nouvelles réglementations et technologies, assurant ainsi à ses utilisateurs un avantage concurrentiel durable. Choisir Arkevia, c’est investir dans une solution capable de protéger votre entreprise contre les risques actuels et futurs, tout en optimisant vos opérations.
Arkevia est-il réellement gratuit pour mon entreprise ?
Arkevia est gratuit pour les employés qui reçoivent et gèrent leurs documents personnels (bulletins de paie, contrats) dans leur coffre-fort numérique. Pour les entreprises, c’est une solution payante qui génère des économies substantielles (réduction des coûts d’impression, d’affranchissement, d’archivage physique) et offre une valeur ajoutée considérable en termes de sécurité, conformité et efficacité des processus RH. L’investissement est rapidement rentabilisé par ces gains et la simplification de la gestion documentaire.
Quels types de documents puis-je stocker avec Arkevia ?
Arkevia permet de stocker une large gamme de documents professionnels et personnels. Cela inclut, sans s’y limiter, les bulletins de paie, les contrats de travail, les factures clients et fournisseurs, les documents RH (certificats de travail, attestations), ainsi que des documents personnels comme les pièces d’identité ou diplômes. La solution est conçue pour centraliser et sécuriser toutes les informations sensibles de l’entreprise et de ses employés.
Comment Arkevia assure-t-il la sécurité des données ?
La sécurité des données chez Arkevia repose sur plusieurs piliers technologiques et réglementaires. La plateforme utilise des technologies de cryptage avancées (AES-256), la redondance des données sur des serveurs robustes et des accès contrôlés et horodatés. Arkevia est également conforme aux normes strictes comme le RGPD, la NF461, l’ISO 27001, eIDAS, et détient des certifications telles que SOC 2, SOC 3 et HDS, garantissant une protection maximale contre les cybermenaces et une intégrité des documents à valeur probante.
Combien de temps mes documents sont-ils conservés avec Arkevia ?
Arkevia garantit la conservation des documents pendant une période minimale de 50 ans, dépassant largement les exigences légales pour de nombreux types de documents. Cette pérennité est assurée par l’adaptation continue aux évolutions technologiques et la conversion automatique des formats pour maintenir l’accessibilité des fichiers sur le très long terme. Cela inclut la conservation des bulletins de paie pour les employés, même après qu’ils aient quitté l’entreprise.
L’intégration d’Arkevia est-elle complexe pour mon entreprise ?
L’intégration d’Arkevia est conçue pour être simple et efficiente. Le processus implique une collaboration avec un conseiller client pour définir vos besoins, puis une configuration des accès et droits utilisateurs. La solution s’intègre facilement avec vos systèmes d’information existants, tels que les logiciels RH et les ERP, via des connecteurs dédiés qui automatisent les échanges documentaires. Un accompagnement structuré, incluant la formation des employés, est proposé pour faciliter l’adoption et garantir un déploiement fluide.
